لماذا يفقد تحويل PDF إلى Excel أعمدتك، وكيف تحصل على أعمدة نظيفة.

الجواب المختصر#

ملف PDF ليس فيه أعمدة. فيه حروف موضوعة على إحداثيات في صفحة. يرسم المحوّل شبكة فوق تلك الإحداثيات ويضع كل حرف في الخلية التي يقع فيها. عندما يلتف سطر نص، يقع نصفه الثاني في صف جديد. وعندما يُطبع مجموع منزاحا قليلا عن المبالغ فوقه، يقع في عمود جديد. المحوّل فعل ما يفعله بالضبط؛ التخطيط ببساطة لم ينجُ من معاملته كجدول.

الطريقة للحصول على أعمدة نظيفة هي أن تكفّ عن مطالبة الأداة بتخمين الجدول من الصفحة، وأن تخبرها بالأعمدة التي تريدها. المورد، رقم الفاتورة، التاريخ، الضريبة، الإجمالي. عندها تصبح مهمة الأداة إيجاد تلك القيم أينما وضعها التخطيط، وتخرج الأعمدة نظيفة لأنك أنت من عرّفها. هذا ما يفعله Saff، وهذا هو الفرق كله.

الطرق الأربع التي تخطئ بها الأعمدة، وكيف تبدو كل منها#

النص الملتف يصبح صفوفا إضافية. وصف بند امتد إلى سطرين على الصفحة يصل كصفين، الثاني بلا شيء في الأعمدة الأخرى. صفِّ الفراغات في عمود الكمية وستجدها. والخلايا المدمجة تصبح أعمدة إضافية. حقل مطبوع منزاحا قليلا عن جاره، الإجمالي تحت المبالغ أو رصيد محاذى إلى اليمين، يهبط في عمود خاص به، فيصبح في الورقة أعمدة أكثر مما في الصفحة.

صفحات مختلفة، شبكات مختلفة. يرسم المحوّل شبكة لكل صفحة. الصفحة الثانية من فاتورة طويلة لها ترويسة مختلفة ومواضع أعمدة مختلفة، فتتغير الشبكة وتنزاح الأعمدة في منتصف الورقة. وموردون مختلفون، جداول مختلفة. حوّل عشر فواتير من عشرة موردين وستحصل على عشر أوراق بعشرة ترتيبات للأعمدة، ولهذا يستغرق النسخ واللصق في ورقة رئيسية وقتا أطول مما كانت ستستغرقه الكتابة.

يمكن ضبط المحوّل لواحدة من هذه في كل مرة، وستجد إعدادات لاكتشاف الأعمدة وللحفاظ على التخطيط. لكن أيا منها لا يستطيع أن يعرف أن الرقم المطبوع في المربع المظلل هو الضريبة وأن الذي تحته هو الإجمالي، لأن هذه ليست حقيقة تخطيط. إنها حقيقة معنى، والشبكة لا تحمل معنى.

كيف يحافظ Saff على الأعمدة التي طلبتها#

تبدأ بالجدول لا بالملف. سمّ الأعمدة، وأعطِ كلا منها وصفا قصيرا إن كان الاسم ملتبسا، واختر نوعا: نص أو تاريخ أو رقم أو عملة. ثم ارفع ملفات PDF. يقرأ Saff كل مستند بحثا عن تلك الحقول ويضع كل قيمة في العمود الذي سميته. المورد الذي يطبع الإجمالي أعلى اليمين والآخر الذي يطبعه أسفل اليسار ينتجان صفين متطابقين، لأن العمود لم يكن يوما عن الموضع.

وحيث تكون القيمة غير واضحة تُعلَّم الخلية وتُعرض الصفحة بجانبها، فتصبح المراجعة نظرة لا بحثا. والتصدير يعطيك مصنفا واحدا بالأعمدة نفسها لكل مستند رفعته، جاهزا للفرز والتصفية والجمع دون خلية مدمجة واحدة تحتاج إلى فكّ.

متى يبقى المحوّل هو الأداة الصحيحة#

إذا كان ملف PDF مصدَّرا أصلا من جدول بيانات، ورقة واحدة بشبكة نظيفة بلا نص ملتف، فسيعيد المحوّل إنتاجه جيدا ولا داعي لتعريف أعمدة. المشاكل أعلاه تظهر في المستندات المصممة ليقرأها الناس: الفواتير وكشوف الحسابات وإشعارات التسليم والنماذج.

وإذا كنت تحتاج إلى إعادة إنتاج الصفحة بتخطيطها كاملا، لا إلى سحب البيانات منها، فالمحوّل هو الأداة لذلك. Saff يعطيك جدولا بالقيم التي طلبتها، لا نسخة من الصفحة.