حوّل عدة فواتير PDF إلى Excel دفعة واحدة.

الجواب المختصر#

سمّ الأعمدة مرة واحدة، ارفع المجلد كله، وتُقرأ كل فاتورة مقابل الجدول نفسه. المورد الذي يطبع الإجمالي أعلى اليمين والآخر الذي يطبعه أسفل اليسار ينتجان صفا فيه الإجمالي في عمود الإجمالي. دفعات من ملفات PDF والمسح الضوئي وصور الهاتف تدخل معا؛ ويخرج مصنف واحد مرتب كما تشاء.

القيم التي لم يتأكد منها Saff، رقم ضريبة في مربع مظلل، تاريخ بصيغة غير معتادة، رقم فاتورة تحت ختم، تُعلَّم وتُعرض بجانب الصفحة التي جاءت منها. تراجع تلك، تعلّم الصفوف كمراجَعة، وتصدّر. في دفعة نظيفة من ملفات PDF الأصلية يستغرق ذلك دقائق؛ وفي مجلد من نسخ كربونية مصوّرة يطول، والعلامات تخبرك بالضبط أين يذهب الوقت.

لماذا تهزم الدفعة المحوّل#

يعمل المحوّل على ملف واحد في كل مرة، ويعمل برسم شبكة فوق الصفحة. تسعون ملفا تعني تسعين رفعا وتسعين تنزيلا وتسعين شبكة، كل منها بشكل تخطيط ذلك المورد. والنسخ واللصق في ورقة رئيسية هو حيث يضيع بعد الظهر: الأعمدة بترتيب مختلف لكل مورد، والأوصاف الملتفة صارت صفوفا إضافية، والمجاميع تجلس في عمود خاص بها في نصف الأوراق.

بعض المحوّلات تقدّم رفعا دفعيا. وهو يلغي التسعين رفعا ويبقي التسعين تخطيطا، وهو النصف المكلف من المشكلة. الشبكة ما زالت لا تعرف ما هو رقم الفاتورة، فلا يصطف شيء حتى يصفّه شخص.

الفواتير الإماراتية تضيف سببين آخرين. الفاتورة الضريبية غالبا ثنائية اللغة، بالعربية والإنجليزية في السطر نفسه، والمحوّل الذي يقرأ من اليسار إلى اليمين يعكس العربية أو يحذفها. ورقم التسجيل الضريبي (TRN) قيمة من خمسة عشر رقما تحوّلها Excel بسعادة إلى صيغة علمية لحظة هبوطها في عمود رقمي.

كيف يتعامل Saff مع الدفعة#

أنشئ جدولا بالأعمدة أعلاه، أو بأعمدتك. اضبط رقم التسجيل الضريبي ورقم الفاتورة كنص لتبقى الأرقام الطويلة كاملة. ارفع المجلد: ملفات PDF من البريد، مسح من جهاز المكتب، صور من الموقع، مختلطة. يقرأ Saff كل فاتورة بحثا عن تلك الحقول، أيا كان التخطيط، ويصبح كل ملف صفا واحدا بالشكل نفسه. وإذا انقطع رفع طويل، يتابع من آخر ملف صالح بدل أن يبدأ من جديد.

ثم المراجعة. الخلايا المعلّمة أولا، كل منها مع صفحة الفاتورة بجانبها والجزء المعني مظللا. أكّد أو صحح، علّم كمراجَع. التصدير مصنف فيه الصفوف المراجَعة في ورقة وملاحظات المراجعة في أخرى، ليرى المحاسب الذي يستلمه ما جرى فحصه ومن فحصه. وفي الشهر التالي ارفع المجلد التالي في الجدول نفسه؛ الأعمدة موجودة أصلا.

ما لا يفعله Saff مع الفواتير#

لا يرحّل شيئا إلى نظامك المحاسبي ولا يقرر ما إذا كان ينبغي دفع فاتورة. يعطيك الورقة، نظيفة ومراجَعة، وتأخذها إجراءاتك من هناك. ربطه بدفتر الأستاذ أمر يمكن مناقشته في التثبيت المؤسسي؛ أما المنتج المستضاف فيتوقف عند المصنف.

ولا يخمّن إجماليا لم يستطع قراءته. فاتورة مصوّرة بوهج على المبالغ تنتج خلية فارغة معلّمة، لا رقما معقولا. وفي الفاتورة هذا هو السلوك الصحيح: الإجمالي المخمَّن دفعة.