العقود إلى Excel: سجل بالأطراف والتواريخ والقيم، من المجلد الذي لديك أصلا.

الجواب المختصر#

ارفع المجلد مقابل جدول بالحقول التي يحتاجها السجل: الأطراف، تاريخ البداية، تاريخ الانتهاء، القيمة، شروط الدفع، فترة الإشعار، والقانون الواجب التطبيق إن كنت تتابعه. يقرأ Saff كل عقد بحثا عن تلك الحقول، أينما كانت في المستند، ويعيد صفا لكل عقد. رتّب حسب تاريخ الانتهاء فتصبح التسعون يوما القادمة أعلى الورقة.

العقود طويلة والحقول متفرقة، ولذلك هنا تهم المراجعة أكثر ما تهم. تاريخ وجده Saff في ملحق لا في البند الرئيسي، قيمة مذكورة بعملتين، طرف مسمّى بشكل مختلف على الغلاف وعلى صفحة التوقيع: تلك تُعلَّم، مع الصفحة بجانبها، ويؤكدها شخص. وبقية السجل يملأ نفسه.

لماذا يُبنى السجل باليد، ويبقى قديما#

العقد ليس جدولا. لا يملك المحوّل ما يرسم حوله شبكة؛ يعيد نص أربعين صفحة كأربعين صفحة نص، وهو ما بدأت به. فيُكتب السجل، على يد شخص يفتح كل ملف PDF، ويجد بند المدة، وينسخ التواريخ إلى ورقة. يستغرق يوما، ويُنجز مرة، ويصبح خاطئا مع ثاني تجديد.

والحقول أيضا غير متسقة بين المستندات. عقد الإيجار يضع المدة في الصفحة الأولى؛ واتفاقية المورد تدفنها في ملحق؛ وعقد العمل ينص على فترة تجربة وفترة إشعار وكلتاهما مهمة. الأداة القائمة على القوالب تحتاج قالبا لكل نوع عقد. أما القائمة على الأعمدة فتحتاج الأعمدة.

وكثير منها ثنائي اللغة. عقود الإيجار والعمل في الإمارات عادة بالعربية والإنجليزية جنبا إلى جنب، والنسخة العربية هي التي تسود. والاستخراج من العمود الإنجليزي وحده هو كيف ينتهي السجل بتاريخ انتهاء خاطئ.

كيف يبني Saff السجل#

أنشئ الجدول بالأعمدة أعلاه وصف كل حقل باختصار، بحيث يعني «تاريخ الانتهاء» نهاية المدة الحالية وتعني «القيمة» إجمالي تلك المدة. ارفع العقود، ملفات PDF أصلية أو مسحا ضوئيا، عربية أو إنجليزية أو ثنائية اللغة. يقرأ Saff كل واحد بحثا عن تلك الحقول، آخذا التاريخ من الملحق عندما يحيل البند إليه، ويعيد صفا لكل عقد. العقود الطويلة تكلف أكثر من مستندات الخمس صفحات، والتقدير يخبرك قبل تشغيل الدفعة.

راجع الصفوف المعلّمة مع الصفحة بجانب كل منها: تاريخان حيث كان متوقعا واحد، قيمة بعملتين، اسم طرف يختلف بين الغلاف والتوقيع. أكّد، صحح، علّم كمراجَع، صدّر. وأضف العقد التالي إلى الجدول نفسه عند توقيعه فيبقى السجل حديثا بدل أن يُعاد بناؤه العام القادم.

ما لا يفعله Saff مع العقود#

لا يفسّر بندا. يستخرج ما يقوله العقد إلى الحقل الذي وصفته؛ أما ما إذا كان الإشعار قد قُدّم بشكل صحيح، أو أي نسخة تسود عند التعارض، فسؤال لمن يستشيرك، والسجل مبني ليكون ذلك السؤال سهل الطرح مبكرا.

ولا يقرأ عقدا ممسوحا ضوئيا وُقّع بقلم رصاص ونُسخ مرتين. الصفحات الباهتة تنتج خلايا معلّمة، وتاريخ انتهاء معلّم في عقد تاريخ يستحق البحث عنه يدويا.