إشعارات التسليم وأوامر الشراء المحلية في جدول واحد.

الجواب المختصر#

يدخل المستندان إلى Saff كما هما، أمر الشراء كملف PDF وإشعار التسليم كصورة، مقابل جدول واحد: المورد، رقم أمر الشراء، البند، الوحدة، الكمية المطلوبة، الكمية المستلمة، المستلم، التاريخ. كل مستند يملأ الأعمدة التي يحملها. رتّب حسب رقم أمر الشراء فيجلس صف المطلوب وصف المستلم معا، والفرق ظاهر للعيان.

وحيث يصعب قراءة إشعار التسليم، كمية مشطوبة، توقيع فوق رمز البند، صورة ملتقطة في الشمس، تُعلَّم القيمة وتُعرض الصورة بجانبها. هناك ينظر شخص. وكل ما عداه في الورقة أصلا.

لماذا يُعاد كتابة هذا اليوم#

لأن المستندين لا يتشابهان أبدا. أمر الشراء ملف PDF نظيف بشبكة؛ والمحوّل يتعامل معه، تقريبا. أما إشعار التسليم فهو نموذج المورد، بتخطيط مختلف لكل مورد، على ورق كربون، مصوّر بزاوية، والكمية المستلمة مكتوبة بخط اليد وتوقيع السائق عبر أسفله. لا يعيد المحوّل شيئا مفيدا من ذلك، فيكتبه أمين المخزن في الورقة من الصورة.

ويُعاد كتابته أيضا لأن الورقة هي الغاية. المطابقة الثلاثية، المطلوب مقابل المسلَّم مقابل المفوتَر، هي الطريقة التي تمنع بها شركة مقاولات أو تجارة دفع ثمن ما لم يصل، وهي تعيش في جدول بيانات. لن يغيّر أحد الورقة. السؤال هو كيف تصل الأرقام إليها.

والكلفة ليست وقت الكتابة، وإن كان كثيرا. بل أن إعادة الكتابة تحدث في نهاية الشهر، دفعة واحدة، على يد شخص لم يكن في الموقع، فالكمية التي كان ينبغي الاستفسار عنها في يومها يُستفسر عنها بعد ثلاثة أسابيع، هذا إن استُفسر عنها أصلا.

كيف يبني Saff الورقة#

أنشئ الجدول مرة واحدة بالأعمدة أعلاه، أو نسختك منها. ارفع أوامر الشراء من الحسابات كملفات PDF وإشعارات التسليم كما تصل، صورا من مجموعة واتساب، أو مسحا من المخزن، دفعة واحدة أو واحدا تلو الآخر. يقرأ Saff كل مستند مقابل الجدول. أمر الشراء يملأ المورد ورقم أمر الشراء والبند والوحدة والكمية المطلوبة؛ وإشعار التسليم يملأ المورد ورقم أمر الشراء والبند والكمية المستلمة والمستلم والتاريخ.

الصفوف التي تحتاج إلى شخص تُعلَّم: كمية لم يتأكد Saff من قراءتها، رقم أمر شراء لم يجده، توقيع حيث ينبغي أن يكون اسم. افتح الصف، فالصورة بجانبه، أكّد أو صحح، علّم كمراجَع. صدّر، ويكون المصنف هو المطابقة، جاهزا لمن يعتمد الفاتورة.

ما لا يفعله Saff#

لا يقرر ما إذا كان التسليم مقبولا. يضع المطلوب والمستلم جنبا إلى جنب؛ أما الحكم على تسليم ناقص أو بند مستبدل فهو لك، والورقة مبنية ليكون ذلك الحكم سريعا.

ولا يقرأ كمية لا يستطيع أحد قراءتها. الرقم المشطوب مرتين والمكتوب فوقه يعود معلّما لا مخمَّنا. وفي إشعار التسليم هذا هو السلوك الصحيح: الكمية المخمَّنة تصبح فاتورة مدفوعة.