الإيصالات والمصروفات النثرية في جدول واحد، دون كتابة أي منها.

الجواب المختصر#

صوّر الإيصالات، أو امسح المظروف ضوئيا، وارفع الكل في جدول واحد: التاريخ، التاجر، الوصف، الضريبة، الإجمالي، من دفع، ومركز التكلفة إن كنت تستخدمه. كل إيصال يصبح صفا. أما ما لم يستطع Saff قراءته بوضوح، طباعة حرارية باهتة، إكرامية بخط اليد، سند مجعّد، فيُعلَّم مع الصورة بجانبه، وتلك وحدها ما يكتبه أحد.

والتصدير هو ورقة المصروفات، أو تسوية المصروفات النثرية، أو كلاهما من الجدول نفسه، لأن الأعمدة أعمدتك. خمسة عشر مستندا شهريا مجانا والإيصال مستند واحد، فقد لا تكلف المصروفات النثرية لمكتب صغير شيئا على الإطلاق.

لماذا تبقى الإيصالات آخر ما يُكتب باليد#

لأنها أسوأ المستندات على الإطلاق. الورق الحراري يبهت في درج السيارة. وشريط الكاشير عمود ضيق فيه الإجمالي في مكان ما قرب الأسفل وسطر الضريبة مطبوع بخط أصغر، أو غير موجود أصلا. نصفها مصوّر بالهاتف، بزاوية، على مقعد سيارة، والنصف الآخر مدبّس إلى سند مصروفات نثرية فيه من خط اليد أكثر مما فيه من الطباعة.

والمحوّل لا يملك ما يعمل عليه: لا طبقة نص في صورة، ولا شبكة في شريط كاشير، ولا طريقة ليعرف أن الرقم بجانب كلمة «الإجمالي» هو المهم وأن الذي بجانب «الباقي» ليس كذلك. فتنتظر الإيصالات الشخص الصبور، وينتظر معها طلب المصروفات.

وفي الإمارات سبب ثانٍ لإدخالها في ورقة كما ينبغي. الإيصال الذي يحمل رقم تسجيل ضريبي وسطر ضريبة هو ضريبة مدخلات يمكنك المطالبة بها؛ أما الإيصال المكتوب كإجمالي واحد فلا. عمود الضريبة هو الذي يستحق الاستخراج، وهو الذي يتخطاه من يكتب على عجل.

كيف يحوّل Saff المظروف إلى ورقة#

أنشئ الجدول بالأعمدة أعلاه. صوّر الإيصالات، إيصالا في كل صورة أو سندا مع إيصاله المدبّس في إطار واحد، وارفع الدفعة. يقرأ Saff كل صورة، ويجد الإجمالي الذي هو الإجمالي، والضريبة حيث توجد، والتاريخ بأي صيغة استخدمها الكاشير، والتاجر من الترويسة، ويضعها في أعمدتك. والوصف المكتوب بخط اليد على السند واسم الدافع يُقرآن حيث يكونان مقروءين.

الصفوف المعلّمة تأتي أولا في المراجعة: الباهتة، والمكتوبة بخط اليد، والتي كان الإجمالي فيها ملتبسا. كل منها مع صورته بجانبه. أكّد أو صحح، علّم كمراجَع، صدّر. والمصنف هو المطالبة، مع ملاحظات المراجعة في ورقة ثانية ليرى المعتمِد أي القيم راجعها شخص.

ما لا يفعله Saff مع الإيصالات#

لا يقرر ما إذا كان المصروف مسموحا به أو إلى أي مركز تكلفة ينتمي ما لم يكن ذلك مكتوبا على السند. يقرأ المستند في أعمدتك؛ أما السياسة فلك.

ولا يقرأ إيصالا بهت حتى صار فارغا. الورق الحراري المتروك في الشمس شهرا قد لا يبقى فيه ما يُقرأ، والنتيجة الصادقة صف فارغ معلّم مع الصورة مرفقة، ليُطلب من صاحب المطالبة كشف بطاقة بدلا منه.